Vystavovatelské smluvní podmínky

VYSTAVOVATELSKÉ SMLUVNÍ PODMÍNKY

 

1) Tyto smluvní podmínky (dále jen VSP) upravují postavení, práva a povinnosti pořadatele a vystavovatele a ostatních zúčastněných subjektů při přípravě a realizaci veletrhu TRAVEL MEETING POINT. VSP jsou součástí závazné registrace vystavovatele a vyhlašuje je pořadatel.

 

Pořadatel

2) Pořadatelem akce jsou: Asociace českých cestovních kanceláří a agentur, Letenská 119/3, 118 00 Praha 1, IČ: 62936131, a Asociace cestovních kanceláří České republiky, Lípová 511/15, 120 00 Praha 2, IČ: 17046980 (dále jen pořadatel).

 

Registrace a přidělení expozic

3) Závaznou registraci vystavovatele musí objednatel – vystavovatel podat ve lhůtě stanovené pořadatelem, na řádně vyplněném a právoplatně podepsaném formuláři, jehož náležitosti určuje pořadatel. Registrační formulář zaslaný pořadateli je pro objednatele závazný a dnem, kdy je pořadatelem potvrzen, se stává smlouvou mezi subjekty. Pořadatel rozhoduje o přijetí, krácení nebo odmítnutí registrace, aniž by byl povinen svoje rozhodnutí zdůvodňovat.

4) Expozicí se rozumí stolový modul se 4 židlemi, označením, elektrickou přípojkou pro připojení PC, wifi a skříňkou s policemi, 2 vystavovatelskými průkazy a zápisem do katalogu.

5) O umístění expozice rozhoduje s konečnou platností pořadatel. Nesplnění požadavku vystavovatele na konkrétní umístění expozice nemůže být důvodem k reklamaci ze strany vystavovatele. Přidělená expozice nesmí být bez písemného souhlasu pořadatele dále pronajímána třetí osobě.

 

Vystavovatel

6) Vystavovatel se zavazuje ke splnění všech závazků vzniklých jeho účastí na akci, přepravě exponátů a zajištění dalších služeb.

7) Vystavovatel odpovídá za veškerá zařízení zapůjčená pořadatelem a je povinen je vrátit po skončení akce nepoškozená. Každé poškození expozice, zařízení vystavovatele příp. objektu, ve kterém se akce koná, je povinen vystavovatel neprodleně ohlásit pořadateli a uvést do původního stavu nebo uhradit pořadateli příp. majiteli objektu škodu v plné výši.

8) Vystavovatel je povinen řídit se bezpečnostními předpisy a pokyny pořadatele, resp. majitele objektu. Provoz expozice nesmí rušit či omezovat okolní expozice. Vystavovatel je oprávněn provádět propagaci pouze ve vlastní expozici.

9) Vystavovatel je povinen zabezpečit personální obsazení své expozice a nesmí likvidovat exponáty či expozici před ukončením akce. Převzetí katalogů provádí zásadně vystavovatel. V případě, že vystavovatel ani jeho zástupce nebudou na místě, budou exponáty či zboží složeny na přidělené ploše na riziko vystavovatele.

 

Platební a sankční podmínky

10) Položky, které jsou zahrnuty v ceně objednávky/závazné registrace vystavovatele, jsou uvedeny na standardním registračním formuláři. Pořadatel po obdržení registračního formuláře zasílá fakturu na cenu objednávky vystavovateli e-mailem, na vyžádání také poštou. Poplatek je splatný v termínu uvedeném na faktuře.

11) V případě, že vystavovatel nesplní v termínu své finanční závazky, může pořadatel zrušit přidělenou expozici a po uhrazení všech závazků přidělit jinou.

12) Odvolá-li přihlášený vystavovatel písemnou formou svoji účast na akci, je povinen uhradit stornopoplatek – smluvní pokutu ve výši:

a) více jak 30 dnů před zahájením akce: 10 % ceny objednávky vystavovatele

b) 29 – 15 dní před zahájením akce: 50 % ceny objednávky vystavovatele

b) 14 a méně dní před zahájením akce: 100 % ceny objednávky vystavovatele

100% stornopoplatek se účtuje také firmě, která se na akci přihlásila, a aniž by svoji účast odvolala, akce se neúčastní.

13) Pořadatel je oprávněn vyloučit z účasti na akci vystavovatele, který v termínu neuhradil celou cenu objednávky vystavovatele, a to bez vrácení případné dosud zaplacené části poplatků.

 

Organizační pokyny a časový plán akce

14) Termíny a provozní dobu určuje pořadatel. Organizační pokyny a časový plán akce zašle pořadatel vystavovateli nejpozději 2 týdny před zahájením akce. Tyto pokyny jsou pro vystavovatele závazné.

 

Závěrečná ustanovení

15) Pořadatel neodpovídá vystavovateli za ztrátu, zničení nebo poškození expozice nebo předmětů a zboží do ní vnesených, bez ohledu na to, zda k němu došlo před, během nebo po skončení akce. Vystavovatel je povinen po celou dobu účasti na akci mít uzavřené pojištění svého majetku a odpovědnosti na krytí případných škod třetím osobám.

16) V případě zjištění nedostatků ve službách poskytovaných pořadatelem, uplatní vystavovatel reklamaci bezodkladně u odpovědného pracovníka pořadatele. Jinak jeho právo zaniká.

17) V případě, že pořadatel v důsledku živelné katastrofy či jiných jím nezaviněných okolností vis major nemůže zahájit akci nebo zajistit její konání v plném plánovaném rozsahu či termínu, uvědomí o tom neprodleně vystavovatele. Veškeré závazky, vzniklé pořadateli ze smlouvy s vystavovatelem v tomto případě zanikají a vystavovatel nemá nárok na náhradu případně vzniklých škod. Pořadatel akce je v tomto případě oprávněn zadržet proti vyúčtování část plateb, uhrazených vystavovatelem, za účelem úhrady již naběhlých nákladů.

18) Vztahy smluvních stran upravuje právo České republiky. Případné spory řeší příslušný soud v Praze.